書類保管の必要性

企業で作成した書類は利用したらすぐに廃棄、と言う訳にはいきません。
各書類には法律で保存期間が決まっているものがあります。
「会社法」や「各種の税法」、「労働基準法」、「健康保険法」など業種に関わらず一般的な企業で普遍的に適用される法律のほか、医療や建設業界など、それぞれの業種に関する法律で定められている場合もあります。
例えば経理や財務、総務・人事関係の書類ですと会社法や労働基準法に記載があります。

上記の表はほんの一例にすぎません。
作成した書類は「保管が必要なものか？」保管を行う場合は「何年間の保管が必要か？」記載を実施し、保管を始める前に管理しておきましょう。

マイナンバー制度の実施により従業員の個人番号を記載した書類を民間事業者も扱うケースがあります。
現在、マイナンバーの利用範囲は下記の3つとなっています。

1.源泉徴収票の作成
2.社会保障に関連する手続き書類の作成
3.災害が発生した際に、金融機関が金銭の支払いを行う時
　 もしくは人の生命・身体または財産の保護のために利用する場合。

特に一般的な企業が離床する範囲は「1.源泉徴収票」の作成と「2.社会保障関係の手続き」です。

利用目的を通知または公表し、所得した個人番号を利用目的の範囲で利用・提供した後は
継続的に必要な物や「一定期間の保存が義務付けられている」ものに関しては保管を行い、
不要になった段階で速やかに廃棄・削除することが求められます。
マイナンバーの漏えいなどの防止は勿論ですが適切な管理も求められます。
「取扱い区域を管理」し、「保管期限が分かるように管理」を行う必要があるでしょう。